5º Control

“En una empresa el control consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos....Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores, a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición.
Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a lo actos. Desde el punto de vista administrativo es menester asegurarse de que el programa existe, de que es aplicado y llevado al día, que el organismo social es perfecto, que los cuadros sinópticos del personal son usados, que el mando se ejerce de acuerdo con los principios, que las conferencias de coordinación se realizan, etc.,etc.”
Henri Fayol

La importancia del control dentro de las organizaciones es un tema de total vigencia y si bien el ingeniero francés, lógicamente, no llegó a plantear muchos aspectos del mismo a los cuales actualmente se ha arribado; su obra ofrece interesantes aportes, y aproximaciones a las corrientes modernas.

Continúa Fayol: “Desde el punto de vista comercial hay que asegurarse de que los productos entrados y salidos son apreciados exactamente en cantidad, calidad y precio...que los compromisos se cumplen perfectamente, etc.,etc.”
Apreciamos en el parágrafo precedente el interés por controlar el producto generado por la empresa y por el cumplimiento de las obligaciones para con sus clientes. No alcanzó Fayol a una concepción tan integral como la de la Calidad Total....por más que se le aproximara en algunos aspectos básicos. Los Círculos de Calidad, son una herramienta para la creatividad y la mejora continua de las empresas, que no fue prevista por Fayol más allá de cierto parentesco con las Reuniones de Jefes.

“Desde el punto de vista financiero debe realizarse el control sobre los libros y la caja, sobre los recursos y las necesidades, sobre el empleo de los fondos, etc.”
En la época en que fuera publicada la obra que estamos analizando, la importancia de las finanzas, si bien era importante, se refería a trabajos denominados generalmente de Tesorería. Es decir que había una preocupación, que por lo general, se acotaba a contar con los recursos financieros en el momento en que estos fueran necesarios y punto. Fayol apunta a algo más. Cuando se refiere a “los recursos y necesidades, sobre empleo de los fondos, etc.”; se anticipa un tanto, para iniciar –al menos- un interés por lo que actualmente se ha convertido en la Administración Financiera, que implica el uso de sofisticadas herramientas en el tratamiento de los flujos financieros en forma eficaz y eficiente.

Continúa Fayol: “Desde el punto de vista de la seguridad hay que asegurarse de que los medios adoptados para proteger a los bienes y a las personas se hallan en buen estado de funcionamiento.”

“Por último, desde el punto de vista de la contabilidad es menester verificar si los documentos necesarios llegan rápidamente, si ellos dan una clara visión de la situación de la empresa, si el control halla en los libros, en la estadística y en los gráficos buenos elementos de verificación y si existe algún documento o estadística inútil.
Todas estas operaciones forman parte de la vigilancia, tanto que pueden ser ejecutados por el jefe de la empresa cuanto por sus colaboradores jerárquicos. En una empresa metalúrgica, por ejemplo, el mineral en bruto entra a la fábrica y es recibido por el servicio técnico; los productos fabricados son sometidos al control del servicio comercial antes de ser puestas en venta. Cada servicio vigila a sus agentes. La autoridad superior vigila sobre el conjunto.”
Aquí el Ingeniero francés nos advierte sobre la necesidad de controles en distintas etapas del proceso: por ejemplo, la materia prima como insumo y del servicio comercial antes de largar el producto a la venta; todo lo cual actualmente se entiende como conveniente y crucial para el éxito empresarial. Este aspecto se relaciona con el enfoque de sistemas y la Calidad Total. Pero hoy en día esos conceptos sobre el control han ampliado su incidencia y, en algunos modelos, ampliado su filosofía. El control se efectúa en cada una de las etapas del proceso y queda a cargo –en el caso de los Círculos de Calidad- de los propios empleados a nivel operativo. Se entiende qué estos, por estar en el lugar donde se realizan las operaciones, son quienes conocen mejor los problemas y las formas de superarlos. Si bien Fayol nos asombra con la aproximación a la filosofía básica de estos modelos –por ejemplo con su Principio de Iniciativa por parte del personal de todos los niveles- estuvo lejano a lograr un modelo orgánico como los actuales.

Continúa el autor “Pero cuando algunas operaciones de control se vuelven demasiado numerosas, complejas o amplias para que puedan ser realizadas por los agentes ordinarios de los diversos servicios, es necesario recurrir entonces a agentes especiales que reciben el nombre de verificadores o inspectores.”
Reitera el autor la importancia del control por parte de los agentes ordinarios. En ciertos casos se debe recurrir a controles o análisis especializados, como podrían ser actualmente las auditorias o las unidades de Organización y Métodos.

“Como me ocupo aquí únicamente de la administración, no me detengo en el control que se ejerce entre dos empresas diferentes y que, refiriéndose generalmente a la recepción de mercaderías, es de incumbencia del servicio
comercial tengo principalmente en vista el control interior, el que tiene por finalidad contribuir a la buena marcha de cada servicio en particular y de la empresa en general.”

Consejos sobre el Control

Los siguientes consejos respecto al control en general, mantienen plena vigencia, estando además, relacionadas con la importancia de las “impresiones de retorno” o retroalimentación, uno de los aspectos fundamentales de El Enfoque de Sistemas:
- “Para que el control sea eficaz debe ser realizado en tiempo oportuno y seguido de sanciones.”
- “Es muy evidente que el control, aun cuando sea muy bien hecho, habrá sido una operación inútil si sus conclusiones llegan demasiado tarde para que sea posible utilizarlas,”
- “No es menos evidente que el control es inútil cuando las conclusiones prácticas que de él surgen son voluntariamente desdeñadas.”

El peligro de auditorias y los staff mal enfocados.
Un tema ya analizado por la teoría administrativa con bastante profundidad, es el relativo a los conflictos que se generan entre las unidades asesoras (Auditoría, Organización y Métodos, etc.) y la unidades operativas o de línea. Fayol percibe estos conflictos, opinando que:
“Otro peligro a evitar es la tendencia del control a inmiscuirse en la dirección y la ejecución de los servicios.
Esta usurpación de funciones constituye la dualidad de dirección en su aspecto más temible: de un lado el control irresponsable y sin embargo provisto del poder de obstaculizar las funciones a veces dentro de amplios limites; del otro, el servicio ejecutivo que no dispone sino de débiles medios de defensa contra un control malévolo. La tendencia del control a esa usurpación es bastante frecuente, sobre todo en los negocios muy importantes, y puede ocasionar las mas graves consecuencias.”
Para combatirla es necesario definir primero de una manera tan precisa como sea posible las atribuciones del control, indicando exactamente los límites que no debe franquear; es menester después que la autoridad superior vigile el uso que el control hace de sus poderes.
Conociendo el fin y las condiciones en que debe ejercerse el control podemos deducir que el buen verificador debe ser competente e imparcial,
No es preciso demostrar la necesidad de que el verificador sea competente. Para juzgar la calidad de un objeto, el valor de un procedimiento de fabricación..... y los medios de mando empleados es menester evidentemente estar provisto en cada caso de la competencia adecuada.
La imparcialidad reposa sobre una conciencia recta y sobre una completa independencia del verificador frente al verificado. El control es sospechoso cuando el verificador depende del verificado, en cualquier grado que sea, y aun cuando solamente existan entre ambos relaciones muy estrechas de interés, parentesco, o camaradería.
Tales son las principales condiciones que debe reunir el verificador; ellas implican competencia sentimiento del deber, independencia, juicio y tacto.
Un buen control es un precioso auxiliar de la direcci6n; puede proporcionar ciertas informaciones indispensables que la vigilancia jerarquizada sería a veces incapaz de suministrar. El control puede ejercerse sobre cualquier aspecto de la empresa; depende de la dirección que su funcionamiento sea eficaz. Un buen control previene las sorpresas peligrosas que podrían degenerar en catástrofes.”
Acertadamente Fayol le asigna al control una función de prevención, proactiva. Es por lo tanto un accionar que también debe practicarse, no sólo durante la acción, sino también en forma previa a la misma.
“Es conveniente poder responder siempre, a propósito de cualquier operación a la pregunta siguiente: “¿Cómo se efectúa el control?
Aplicándolo a todas las operaciones, cualquiera que sea su naturaleza, y a todos los agentes, cualquiera que sea su nivel jerárquico, el control se ejerce de mil maneras distintas. Como los otros elementos de la administración -previsión, organización, mando y coordinación- exige siempre una continua atención y a menudo mucha sagacidad.”