4º Coordinación
“Coordinar es establecer la armonía entre todos los actos
de una empresa de manera de facilitar su funcionamiento y procurar
el buen éxito.
Es dar al organismo material y social de cada función las proporciones
convenientes para que ésta pueda cumplir su misión en
forma segura y económica.”
Volvamos al tema tratado al analizar el Principio de Unidad de Dirección.
Fayol nunca planteó la más mínima duda en cuanto
a que la Coordinación debe ser analizada como uno de los componentes
específicos del Proceso Administrativo. Pero desde las primeras
versiones del libro de Koontz y O`Donnell (actualmente Koontz y Weihrich)
estos autores entendieron que debía dejarse a un lado el estudio
de la Coordinación como un tema específico, pues la
misma era prácticamente un sinónimo de Administración.
En su 11ª Edición los autores aseveran:
“COORDINACIÓN, ESENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN. Algunas
Autoridades consideran que la coordinación es en sí
misma una función específica de la administración.
Sin embargo, es mejor concebirla como la esencia de la administración,
para el logro de la armonía de los esfuerzos individuales a
favor del cumplimiento de las metas grupales. Cada una de las funciones
administrativas es un ejercicio en pro de la coordinación.....Incluso
en el caso de una iglesia o fraternidad, los individuos suelen interpretar
intereses similares de diferente manera, de modo que sus esfuerzos
en beneficio del cumplimiento de metas mutuas no se combinan automáticamente
con los esfuerzos de los demás. Así, es tarea básica
de los administradores, conciliar las diferencias de enfoques, ritmos,
esfuerzos o intereses y armonizar las metas individuales a fin de
que contribuyan a las organizacionales.”
¿Debemos o no estudiar específicamente la Coordinación?
“Para que reine la armonía entre las diversas partes del organismo
material o social....se necesita no solamente un buen programa y una
buena organización, sino también una coordinación
realizada en todo momento.”
Henri Fayol
“Ilusión y realidad son los dos grandes componentes de nuestras
vidas.
Pero cuando no tenemos en cuenta la realidad, la realidad se venga.”
Ortega y Gasset
Plantearemos y explicaremos nuestra discrepancia con la opinión
de Koontz y Weihrich:
- Cualquier estudiante medianamente avanzado en el campo de la Administración,
sabe que la coordinación es mucho más que armonizar
los distintos intereses o comportamientos individuales, a fines de
obtener los objetivos comunes
La Coordinación –que ya fue bien explicada por Fayol- debe
armonizar no sólo las actitudes individuales. Es mucho más
que eso. Se deben coordinar los planes y las actividades de todas
las unidades, los objetivos sectoriales a fin del alcanzar los objetivos
generales.....los objetivos y actividades de Comercialización
con los de Producción, esos objetivos con los de Finanzas y
Recursos Humanos, etc.,etc.
- Con el mismo criterio de estos autores, podríamos decir sin
forzar mucho las cosas, que la Planificación es la esencia
de la administración. Y así también suscesivamente,
decir lo mismo respecto a otros elementos del proceso administrativo......
- Asimismo, si no nos ocupamos específicamente de la coordinación
y actuamos abandonándola a “la tarea básica de los administradores”,
lo único que estaremos logrando es propiciar un voluntarismo,
ya perimido hace tiempo, por sus fracasos en el ámbito de la
Administración......
- La buena administración debe ser proactiva. La Coordinación
hay que generarla, planificarla, propiciarla, controlarla.....Todos
conocemos la vieja frase “Cada cual defiende su chacrita”. Esta frase,
si bien ha sido muy manida, no deja de tener plena vigencia. No podemos
ni debemos esperar que la coordinación se dé por generación
espontánea, por la mera buena voluntad de las jerarquías.
- Queda en claro, que la coordinación no sólo se debe
estudiar en forma específica, sino que además de planificarla
y organizarla, hay que instrumentarla y otorgarle normativas que obliguen
a respetarla. En ello muchas veces, puede estar en juego la existencia
misma de la organización.
Fayol, el Enfoque de Sistemas y la Calidad Total
Enfoque de Sistemas
En toda su obra, como hemos visto, el ingeniero francés nos
va descubriendo un interesante enfoque de la Administración
que coincide muchas veces con los más modernos conceptos y
modelos.
Precisamente, con estos pensamientos de Fayol respecto a la coordinación,
estamos introduciéndonos en el actual concepto de la organización
o empresa visualizada como un sistema, según el cual todas
las partes componentes de las organizaciones están íntimamente
interrelacionadas y que a través de una armoniosa interacción
se logra por resultado la sinergia, o sea que, de dicha coordinación,
surgirá un beneficio adicional, y multiplicador de los resultados
en beneficio de la empresa, el cual no habría existido si cada
uno de los elementos componentes del sistema funcionara en forma -más
o menos- aislada del resto del conjunto. Otro aspecto importante del
concepto de sistema, es –entre otros ya enunciados por el ingeniero
francés- el que refiere a la retroalimentación, que
este autor denominaba impresiones de retorno; la cual siempre debe
existir para mantener la estabilidad del sistema e incluso su propia
supervivencia como tal.
“Como el ser humano, la empresa necesita un mecanismo de comunicación
interna, un <sistema nervioso> que coordine sus acciones. Toda
empresa se centra en un reducido número de factores básicos:
los clientes, los productos y servicios, los ingresos, los costes,
la competencia, la logística, el personal. Una compañía
tiene que llevar a cabo procesos empresariales de diversos sectores,
y coordinarlos, especialmente en el punto donde traspasan los límites
entre departamentos. Antes de aceptar un pedido de gran volumen, Comercial
necesita saber enseguida si la compañía tiene existencia
de producto acabado ...Producción necesita saber qué
productos se venden como rosquillas...”(33)
BILL GATES
1999
“Es tener en cuenta en una operación cualquiera –técnica,
comercial, financiera u otra- las obligaciones y las consecuencias
que esa operación acarrea para todas las funciones de la empresa....”
“Es fijar la proporción de los gastos con relación a
los recursos financieros,...las provisiones con el consumo, las ventas
con la producción...Es en suma dar a las cosas y a los actos
las proporciones convenientes, adaptar los medios al fin.”
HENRI FAYOL
1916
Seguidamente el autor da ejemplos de que “En una empresa bien coordinada
se verifican los hechos siguientes:
a) Cada servicio marcha de acuerdo con los otros; el servicio de abastecimiento
sabe lo que debe proveer y en qué momento; el servicio de producción
sabe lo que se espera de él;... el servicio financiero procura
los capitales necesarios...
b) En cada servicio las divisiones y subdivisiones son exactamente
informadas sobre la parte que les corresponde en la obra común
y sobre la ayuda mutua que deben prestarse.
c) El programa de acción de los diversos servicios...es puesto
constantemente en armonía con las circunstancias...Tal resultado
exige una dirección inteligente, experimentada y activa.
Hay que admitir que estas tres condiciones no se cumplen siempre,
pues pueden observarse en algunas empresas los signos siguientes que
revelan una evidente incoordinación:
d) Cada servicio ignora o quiere ignorar la existencia de los otros.
Marcha como si tuviera en sí mismo su fin y su razón
de ser, sin preocuparse de los servicios adyacentes ni del conjunto
de la empresa.
e) El tabique aislador existe entre las divisiones y las oficinas
de un mismo servicio como entre los diferentes servicios. La gran
preocupación de cada uno es poner su responsabilidad personal
a cubierto detrás de un papel, de una orden o de una circular.
f) Nadie piensa en el interés general. La iniciativa y la abnegación
se hallan ausentes...Esta disposición del personal (es) de
consecuencias desastrosas para la empresa...Es el resultado de una
coordinación nula o insuficiente...Un buen personal no tarda
en debilitarse.
Uno de los mejores medios de mantener el entusiasmo del personal y
facilitarle el cumplimiento de su deber es la conferencia de jefes
de servicio.”
La Calidad Total
“La Calidad Total es una forma de Administración o gestión
de las organizaciones basada en detectar y satisfacer plenamente las
necesidades de los clientes o usuarios actuales y potenciales, a través
de una mejora contínua y permanente de los productos o servicios,
para cuyo logro se recurre a la participación y el aporte de
todo el personal.
Extraído del texto Principios de Administración-Tomo
I- Ramiro Bello y Héctor Avalle- Codicen-1998.
No sólo el enfoque de sistemas mencionado anteriormente pone
énfasis en la coordinación de las partes. La Calidad
Total, una concepción de avanzada respecto a la administración
de las organizaciones, impulsada -entre otras- por buena parte de
las empresas japonesas de primera línea, también se
ocupa de potenciar la armonía dentro de los procesos al igual
que dentro de los grupos de trabajo. Así es que se llega –entre
muchos otros- al moderno concepto de “sección cliente”, donde
cada unidad interviniente en los procesos de la organización
es un cliente cuyas necesidades de calidad deben ser provistas a satisfacción
por el resto de las unidades (proveedoras) que la preceden en el proceso
productivo de bienes o servicios.
A fuer de honestos, no podemos forzar los hechos históricos
hasta lograr una concepción de Calidad Total por parte de Fayol.
Pero varios de los pilares fundamentales, como ya lo hemos visto,
estuvieron presentes en sus obras. Tal es el caso, del ya mencionado
fomento de la participación de todo el personal en la formulación
de iniciativas y del involucramiento y espíritu de equipo por
parte del mismo. También filosóficamente, el Ingeniero
francés partió de la convicción – sine qua non
de la Calidad Total- de que el trabajador, correctamente dirigido,
es laborioso y aún abnegado.
Debieron pasar muchas décadas para que estos conceptos se concretaran
en un modelo, de cuyos buenos resultados, ya pocas personas dudan.......
Conferencia hebdomadaria de jefes de servicio.
El término “hebdomadario(a)” del título, actualmente
en desuso, tiene la acepción de “semanal”. Es decir que el
autor le da importancia crítica a la coordinación, debiendo
esta ser asidua, permanente. Tal vez Fayol conociera la vieja frase
irónica “Si deseas enterrar un tema forma una Comisión...”
“Y el síntoma definitivo de un buen sistema nervioso digital
es la concreción de reuniones cara a cara, y su productividad
en términos de acciones efectivas. Pues bien, las buenas reuniones
son el resultado de una buena preparación. El fin primordial
de las reuniones nunca debe ser el de presentar unas informaciones.
Para eso resulta más eficiente el empleo del correo electrónico...(el
objetivo es) que los futuros asistentes puedan analizar los datos
de antemano y presentarse a la reunión preparados para formular
recomendaciones o entrar en un debate con fundamento.”(34)
Bill Gates
1999
“La conferencia de jefes de servicio tiene la finalidad de informar
a la dirección sobre la marcha de la empresa, de determinar
el concurso que deben prestarse mutuamente los servicios y aprovechar
la presencia de los jefes para resolver diversos problemas de interés
común...En cada establecimiento... todos los jefes de servicio
se reúnen una vez por semana, en fecha fija, con la presidencia
del director.
Cada jefe de servicio expone a su turno la marcha de su servicio,
las dificultades que halla, la ayuda que requiere y las soluciones
que propone. El director solicita la opinión de todos sobre
las cuestiones que se presentan o él mismo plantea...Después
de la discusión se toma una decisión. Queda entendido
que ninguna cuestión desaparecerá de la orden del día
por simple olvido...”
Henri Fayol
1916
Se aprecia – de lo expuesto por el autor- la existencia en estas
reuniones de una tónica de participación en la toma
de decisiones. Si bien el grado de participación no se puede
apreciar en su totalidad, igualmente nos muestra –por lo menos- el
interés del director en consultar e intercambiar ideas con
sus subordinados en forma previa a tomar las decisiones. Peter Drucker(35)
efectúa un interesante estudio respecto a las formas de toma
de decisiones colectivas, analizando el estilo japonés donde
las mismas son frecuentes. Drucker establece algunas limitaciones
de este sistema (entre otras, el tiempo que insumen) y los beneficios
que aportan a las empresas (ejecución más rápida
y eficiente de los planes, mayor motivación, etc.). Según
este autor el tiempo que insumen las tomas de decisiones participativas,
se compensa con creces en el momento de ejecutar los planes por parte
de un personal informado, comprometido y motivado.
Continúa Fayol: “La conferencia enfrenta a los jefes de fabricación
o de explotación, de abastecimiento, de ventas, de conservación,
de nuevas construcciones, etc....Gracias a la reunión de todos
estos elementos competentes el director puede dar al examen de cada
cuestión una amplitud, una precisión y una rapidez que
no podría ser obtenida de otro modo. En un tiempo relativamente
corto –en una hora quizás- el director queda informado sobre
la marcha general de los negocios, puede tomar decisiones que interesen
a la vez a varios servicios y fijar el concurso que deben prestarse
mutuamente los diversos servicios. Cada jefe de servicio se retira
de la conferencia sabiendo qué tiene que hacer y con el pensamiento
de que dentro de ocho días deberá volver para rendir
cuenta de lo que ha hecho.
Esta cohesión no podría ser obtenida sin conferencia,
aunque se empleara diez veces más de tiempo y de esfuerzos.
El director se preocupa mucho de este precioso instrumento. Prepara
la conferencia...Realiza los esfuerzos necesarios para que la discusión
sea en todo momento cortés e interesante para todos... se necesita
cierto talento... el director que sabe sacar buen partido de las conferencias
es muy superior al que no sabe obtenerlo.
...Creo que la conferencia...es indispensable...Yo haría de
ella...una obligación ineludible.” Agentes de Enlace: “Para
que la conferencia se realice es necesario que ninguna imposibilidad
ocasionada por la distancia o por cualquier otro factor se oponga
a la reunión... si existe alguna imposibilidad debe reemplazarse
la conferencia por agentes de enlace...”
